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[9割自動化！]最新の議事録の作り方と人が見るべき重要ポイント！

公開: 2026年7月12日

他社との商談に、部門をまたいだ定例会議。議事録が回ってくる立場になったけれど、正直、議事録は得意じゃない。何を残すのか、どこが要点なのか、毎回迷う——。

いまの議事録作りは、9割がAI。人の勝負は残り1割です。録音も文字起こしも要約も、ツールが自動でやってくれる。あなたの仕事は、その下書きを自社の様式に整えて、要点だけを確かめること。それだけです。

5W1Hや記載項目という基本の型は、押さえる前提。ただ、それを全部手作業でやる時代は終わりました。型を分かった上でAIを活用し、勝負の1割を握る——これがこれからの標準です。

本記事の内容を実践すると、議事録にかける時間はこれまでの数分の一。会議後の作業を最小限にして、取り戻した時間は、あなたの好きに使えます。

1. 会議の録音（PLAUD／Notta Memoなどの録音AI、スマホの録音でも可）
2. 文字起こし・AI要約（Notta／PLAUD。無料でも試せます）
3. 会社で使っている議事録テンプレート（Word・Excelなど、いつもの様式）
4. チャットAI（Gemini／ChatGPT／Claudeのいずれか）

会議が終わった瞬間から、提出までの最短の道をたどります。

1. AIで議事録づくりはどこまで自動化できたか

これまでの議事録づくりは、会議中に必死でメモを取り、あとで清書する——ほぼ手作業でした。それがいまは、録音さえしておけば、ほとんどの工程をツールに任せられます。

1. 録音：会議の音声を録る（録音AI・スマホ）
2. 文字起こし：音声をテキストに変換する（Notta・PLAUDなどが自動）
3. 要約：文字起こしを要点・決定事項・ToDoに整理する（各ツールのAI要約）

この3段は、精度を問わなければ無料の範囲でも回ります。会議を録って、ボタンを押せば、数分後には「だいたいの要約」が返ってくる。ほんの数年前まで人が半日かけていた部分が、ここまで来ました。

だから、この記事は「録音のやり方」や「文字起こしツールの比較」を主題にはしません。そこは別記事に譲ります（同じ5時間を3つの文字起こしで比べた検証、PLAUD Note と Notta Memo の録音品質を実測比較）。ここで扱うのは、その先。要約はできた、でも議事録は完成していない——この溝です。

2. それでも議事録が完成しない理由

AIの要約は、あくまで「要約」です。提出できる議事録との間には、はっきりした溝があります。

• 要約は、決めたことと検討しただけのことが地続きに並ぶ
• 担当や期限が「誰が・いつまでに」の形になっていない
• 会社の議事録には決まった様式があり、要約はその形をしていない
• 場所・日付・出席者など、会議で口に出されなかった欄は空のまま

つまり、AIが出すのは整った素材で、議事録という「提出物」ではない。ここを人が埋める前提を外すと、「AIで議事録が全自動」という幻想になります。

実際に私が試した範囲でも、要約をそのまま渡してテンプレに流し込ませると、AIは驚くほどきれいに形を整えます。ただし整った見た目の裏で、決定と意見が混ざったり、担当が抜けたり、固有名詞が誤変換のまま通ったりする。役割分担はシンプルで、AIは下書きまで、仕上げは人です。

この記事の残りは、その「下書き→提出物」の橋渡しを、できるだけ手数少なく回す方法です。

3. AIで議事録を作る流れ（録音→要約→整形→保管）

全体を一枚で。5ステップです。

1. 録音する（録音AIかスマホ。会議の頭で会議名・日付・出席者を口頭で言っておく）
2. 文字起こし＋AI要約（Notta・PLAUDの自動要約）
3. 要約を自社テンプレの形に整形する（チャットAIにプロンプトで指示）
4. 人が確認して仕上げる（決定・ToDo・固有名詞をチェック）
5. 共有・保管する（A4で印刷、またはファイル共有）

肝は3と4です。1〜2のツールは各社が競って自動化していて、もう十分こなれています。差がつくのは、要約を「うちの様式」に落とす3と、AIの取りこぼしを拾う4。ここから先を掘り下げます。

4. 要約を自社テンプレートに落とすプロンプト

ここが今回の本題です。多くの職場には、すでに決まった議事録のテンプレートがあります。だから新しいテンプレを配る意味は薄い。必要なのは、AIの要約を“うちのテンプレート”の形に落とすプロンプトの方です。

やり方はシンプルです。チャットAI（Gemini・ChatGPT・Claudeのいずれか）に、次の3つを渡します。

1. 下のプロンプト（指示文）
2. 会社のテンプレートの項目（Wordを添付するか、項目名を貼る）
3. Notta・PLAUDが出したAI要約

使うプロンプトがこちらです。そのままコピーして使えます。

あなたは議事録の作成担当です。下の【テンプレの様式】に【会議の要約】の内容を
落とし込み、そのまま提出できる議事録に仕上げてください。

■ルール
- 【テンプレの様式】の項目名・並び順を厳密に守る。項目を勝手に足さない/削らない
- 要約に無い情報は創作しない。埋められない欄は「（記載なし）」と書く
- 「決定したこと」と「意見・検討中」を混同しない。決定事項の欄には決定だけを書く
- 実施項目は「誰が・何を・いつまでに」で1件ずつ分解。担当や期限が不明なら「（未定）」
- 話し言葉のクセ（えー/あのー等）や重複は削り、簡潔な書き言葉に直す
- 固有名詞・数字は要約のまま保持し、推測で変えない

■テンプレの様式
{ここに自社テンプレの項目をそのまま貼る}

■会議の要約
{ここにNotta/PLAUDの要約を貼る}

実際に通してみる（Before → After）

一般的な販促会議を例にします。AI要約の生テキストが、こちら。

春の販促キャンペーンの打ち合わせ。ECサイトの4月施策を議論。田中から前年実績の共有、昨年はクーポンで客単価が5%低下、売上は伸びたが利益率が課題と報告。佐藤はクーポンより送料無料ラインの引き下げ（5,000円→3,900円）を提案。山本は会員限定先行セールを推奨。結論、送料無料ライン3,900円を採用で合意、会員限定先行セールも併用、クーポンは今回見送り。佐藤が送料変更の粗利シミュレーションを4/10までに作成。山本が会員向けメール文面ドラフトを4/15までに用意。田中はLPデザイン発注を今週中。次回4/18。

これを、上のプロンプト＋テンプレの様式と一緒にチャットAIへ。返ってくる議事録がこちらです（会議議事録テンプレートの様式に沿った形）。

議題項目

1. 前年キャンペーンの実績共有（クーポン施策で客単価5%低下・利益率が課題）
2. 4月施策の方向性（送料無料ライン引き下げ／会員限定先行セール／クーポン継続の是非）
3. 採用施策の決定

決定事項

1. 送料無料ラインを5,000円→3,900円に引き下げて採用
2. 会員限定先行セールを併用
3. クーポン施策は今回見送り

実施項目

要約の生テキストが、そのまま提出物の骨格になりました。ここまでは、ほぼ貼るだけ。手数はプロンプト1枚です。

注目してほしいのは、うまくいかない所

見どころは、きれいに埋まった所ではなく、埋まらなかった所です。

1. 場所・日付が「（記載なし）」——会議で口に出されなかった情報は、AIには作れません
2. クーポン見送りが「決定事項」に入っている——“やらない”という決定を拾えている
3. ToDoが担当・期限つきで表に落ちている——「誰が・いつまでに」で1行ずつ

この「できること・できないこと」が見えているかどうかが、そのまま次の章の「人のチェック」につながります。

5. 議事録の要点は「決定・宿題・保留」の3つ

その前に、そもそも議事録に何を書くか。基本の記載項目は、ほぼ決まっています。

1. 会議名
2. 日時・場所
3. 出席者
4. 議題
5. 決定事項
6. 実施項目（ToDo＝誰が・何を・いつまでに）
7. 次回予定

いわゆる5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうする）を押さえる、という考え方と中身は同じです。上のプロンプトのテンプレ様式も、この並びに沿っています。

その上で。手書き時代の議事録の一番の問題は、「どこに要点があるか埋もれる」ことでした。長い記録の中から、後で読む人が要点を探し出せない。

裏を返せば、記載項目のうち、後で本当に効いてくる要点は3つだけです。

この3つ——決定事項・宿題（ToDo）・保留——が埋もれず立っていれば、議事録は仕事の道具として機能します。逆に言えば、AIの要約を確認するときも、まずこの3点に目を集中させればいい。人のチェックは、決定・宿題・保留の3つから始めます。

6. 人が必ず見る7つのチェックポイント

AIに丸投げできない理由は、精神論ではありません。実際にAIが外す所が決まっているからです。私がツールを通して確かめた「取りこぼしやすい所」を、チェックリストにしました。

1. 決定と意見の仕分け——AIは「検討した」と「決めた」を混同しがち。特に“見送り”“不要”など否定形の決定は拾い漏れやすいので、決定／保留／ただの意見に振り分け直す
2. ToDoの3点セット——「誰が・何を・いつまでに」が揃っているか。担当や期限をAIは「未定」で流しがち。未定なら未定と明示して、後で詰める起点にする
3. 固有名詞・数字・日付の誤変換——人名・製品名・専門用語・金額・期日は文字起こしで化ける。ここは元の音声と照らして人が直す。AIは直せない
4. 「言った言わない」の火種——金額・期限・条件・責任範囲など、後で揉める要素は最優先で正確に。「〜の方向で」「追って」などの曖昧表現を放置しない
5. 抜け欄の補完——場所・日時・出席者など、会議で口に出されなかった欄はAIが埋められない。会議の前後に人が補う
6. 決定の“理由”を1行——なぜその結論かをAI要約は削りがち。後で読む人が判断できるよう、重要な決定には根拠を一言残す
7. 圧縮による欠落——特に無料のAI。項目数が減っていないか、元の要約と突き合わせる

この7つは、上から順に見る必要はありません。ただ、1〜3は毎回必ず。ここを外すと、見た目はきれいなのに中身が違う議事録が出来上がります。

7. 録音のときに仕込むと、あとの手直しが減る

前の章の5番（抜け欄）と3番（誤変換）は、実は録音の時点で先回りできます。AIが後で拾いやすいように話す、という発想です。

1. 会議の頭で、会議名・日付・場所・出席者を口頭で言う
2. 固有名詞は一度はっきり発音する（必要なら綴りも）
3. 決定の瞬間に「これは決定です」「宿題は◯◯さん、期限は◯日」と言葉にする
4. 議題を変える前に、結論を一度復唱する

たったこれだけで、要約に会議名も日付も担当も乗ってきます。「（記載なし）」や「（未定）」が減り、あとの手直しが目に見えて軽くなる。録音AIを活かすコツは、実は録る側の話し方にもあります。

8. 無料でどこまで？有料でクリアになる線

「まず無料で」という気持ちはよく分かります。私も無料で粘る側です。その上で、実際に試して見えた線を正直に引きます。

無料で足りるのは、ここまで。

1. 短い会議の内容を、ざっくりつかむ
2. 数分〜十数分の打ち合わせを、たまにテキスト化する
3. AI要約を試して、使い勝手を確かめる

無料だと苦しくなるのは、ここから。

1. 長い議事録——要約を無料のAIに通すと、項目がまとめられて具体的なToDoが抜けることがありました
2. 毎回の業務利用——録音時間の上限にすぐ届く
3. 精度——固有名詞や決定事項の取り違えが増え、人の手直しが増える

チームの業務で毎回まわすなら、要約精度の高い有料プランのほうが、結局は速い。手直しの時間を、精度に払う。その判断が効いてくる線がここです。どこからが「課金の価値」かは、無料でどこまで？の実体験記事に切り分けてまとめています。

Nottaは無料プランがあり、有料に切り替えると要約精度とテンプレ機能が開きます。まず無料で流れを体験して、業務に乗せる段で有料へ——という順番がムダがありません。

9. 録音ツールの選び方（Notta Memo・PLAUD）

要約の精度は、実は録音の質から始まっています。スマホ録音でも回りますが、会議を毎回きれいに残すなら、録音AI専用機が実用的です。チーム業務で共通の道具にするなら、候補はこの2つ。

1. Notta Memo——文字起こし・要約サービスのNottaと地続き。要約からテンプレ整形までを1つの流れで扱いたい人に
2. PLAUD——要約テンプレのカスタマイズが強く、決定事項やToDoの抽出に定評。会議のほか商談・面談まで幅広く

2機を同じ場所で同時録音して品質を比べた検証はPLAUD Note と Notta Memo の録音品質を実測比較に、開封から初期設定はNotta Memo 開封レビューにまとめています。どちらを買うにしても、価格はセール期で大きく動くので、購入前にPLAUDとNotta Memoを一番安く買う方法で現在の狙い目を確認してからにしてください。

道具全体を目的別に見渡したいときは、AI文字起こし・録音AIの全体マップから入ると迷いません。

まとめ

• 録音→文字起こし→AI要約は、もうツールで足りる
• 差がつくのは、要約を自社の様式に落として提出物に仕上げる最後の工程
• 落とし込みは、テンプレと要約をチャットAIに渡すプロンプト1枚で半自動になる
• ただしAIは下書きまで。要点3つ（決定・宿題・保留）と、人の7チェックは外さない
• 会議の頭で会議名・日付・担当を口に出すと、あとの手直しが減る

議事録は、もう半日かける仕事ではありません。録って、要約させて、テンプレに落として、要所だけ人が確かめる。任せる所と握る所を分けるほど、議事録は速くなる。