議事録のテープ起こしを行うコツ

議事録のテープ起こしを行うコツ

議事録のテープ起こしをするときには、まず一度録音されている音声を聞いてみましょう。

話し言葉が多い会議を文字に起こすのは時間が掛かることが多いですが、あらかじめ内容をざっくりとでも把握しておくと後の作業が楽になります。

重要な部分だけ抜き出してメモしておいて、軽く文章にしておくと効率も良くなります。さらに細かく音声を聞いて、議事録に付け加えていくとスムーズです。

分からない部分や聞きにくい部分は後回しにして、とりあえず文章を完成させます。

会議の中でそれほど大事な言葉ではないと判断したときにはあえて調べたりはせずに、〇〇などの記号にしておいて作業が終わってから調べましょう。

このときに音声のどの部分なのか分かるように、時間を書いておくとわかりやすいです。

分からないところがある度に作業を止めてしまうと作業が長くなってしまいますから、とりあえず先に進めることを優先させるのがコツの一つです。

会議のほとんどは会話ですから、きちんとした文章になるように口語体から文語体に変えます。

会議の内容を議事録にそのまま書いてしまうとまとまりがなく、正式な記録とは呼べません。誰が見ても内容が分かるように、言葉を整理しながら文書にしていきましょう。

文末を「です・ます調」や「だ・である調」にして、文章にしたときに違和感のないように仕上げます。

また、会話の中に入りやすい「あー」や「えー」などの相槌は出来るだけ取り除いてスッキリとした文章にしましょう。

 登場人物を把握することも重要で、誰が話しているのか聞き分けられるようにしておきます。

複数の人が一度に話していると誰の発言か分からなくなることがあるため、下調べをしておきましょう。参加する人の人数や立場、性別などが分かると聞き取りやすくなります。

これは、その場に参加せずに議事録を作成する場合には特に欠かせない作業です。

音声を聞いても誰が誰なのか分からないときには司会者を見つけ、その人の発言に注目して文字起こしをしていくと失敗を防げます。

さらに文字起こしをスムーズに進めるためには、パソコンなどの単語登録を利用します。

議事録を作成するときには、会議などで何らかの議題について話し合っているケースがほとんどです。話し合う分野やテーマが決まっていれば、頻繁に出てくる単語も決まってきます。

テープ起こしをしながら何度も出てくる言葉だと思ったら、自分が使っているパソコンやソフトで単語登録をしてすぐに入力出来るようにすると時間短縮に繋がるでしょう。

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